Virtuell…

Virtuelle Meetings gehören in international tätigen Firmen zum Alltag. Netmeeting, Telefon- und Videokonferenzen legen uns die weite Welt zu Füßen. Wir können am eigenen Schreibtisch bleiben und brauchen trotzdem nicht auf den persönlichen Kontakt zu Kollegen in China, Indien, den USA oder Südafrika zu verzichten. Wir machen virtuelle Meetings, und es ist fast so, als wäre man tatsächlich in einem Raum, heißt es. Dabei ist es nicht ganz so einfach: Funktionieren solche Meetings genauso wie herkömmliche Besprechungen, wo alle Teilnehmer in einem Raum sitzen? Kaum jemand hat eine Ahnung, wie bestimmte Verhaltensweisen über Telefon und Video wirken, besonders wenn man es mit Kollegen aus den verschiedensten Kulturen zu tun hat. Das kann sehr leicht sehr peinlich werden. Man kann schneller als man denkt Kollegen oder Kunden vergrätzen.

Und die Technik hat natürlich auch ihre Tücken. Schon die Konfiguration von vergleichsweise simplen Tools wie NetMeeting ist eine nie versiegende Quelle der Unterhaltung. Soll man jetzt nur sichere Verbindungen akzeptieren? Nur sichere Anrufe tätigen? Den Datenverkehr zusätzlich verschlüsseln? Egal, der Kollege am anderen Ende hat auf jeden Fall andere Einstellungen, und das verhindert fast immer das reibungslose Zustandekommen einer Verbindung. Also muss man sich erst umständlich per Telefon einigen, wer welche Einstellungen braucht, damit es klappt. Mit so was kann man locker eine Viertelstunde verbringen. Und wenn die Verbindung dann steht und alle alles sehen können, hat der Referent noch längst nicht seine Präsentation gefunden und geöffnet. Die liegt auf einem Server, auf den er vom Meetingraum aus nicht zugreifen kann, oder sie ist gesperrt, oder aus irgendwelchen Gründen liegt dort nur eine alte Version. Da geht gleich noch eine Viertelstunde ins Land.

Jetzt könnte es eigentlich losgehen mit dem virtuellen Meeting. Aber so einfach ist das nicht – wer kann schon wirklich mit Kamera und Mikrofon umgehen? Bei Telefonkonferenzen hat garantiert mindestens ein Teilnehmer sein Telefon nicht stummgeschaltet und unterhält sich dann nebenbei, klackert mit der Tastatur oder tut andere laute Dinge. Dazu kommen noch Störgeräusche von schlechten Telefonleitungen. Bei Videokonferenzen schaffen es die Teilnehmer nie, sich so hinzusetzen, dass auch alle im Bild sind. Oder jemand sitzt zu nahe an der Kamera und gestikuliert ständig vor der Linse herum. Oder ein Witzbold hat die Anlage des Konferenzraums stummgeschaltet, und die Bedienungsanleitung ist mal wieder nicht aufzufinden. Bis jemand herausfindet, wo überhaupt das Problem liegt, sind gleich nochmal fünf Minuten vertrödelt.

In virtuellen Meetings ist es ganz normal, dass Referenten ihre Vorträge über Telefon halten. Die meisten Tools für solche Veranstaltungen erlauben es dem Veranstalter auch, Teilnehmern bestimmte Berechtigungen zu erteilen, damit die ihre PowerPoint-Folien selbst durchklicken können. Macht aber nie jemand. Man setzt für die Klickerei lieber jemanden an den Rechner des Veranstalters. Damit der auch an den richtigen Stellen klicken kann, müssen per Telefon vortragende Kollegen ihre Vorträge regelmäßig durch Einwürfe wie bitte die nächste Folie oder jetzt klicken unterbrechen. Bei Klickfehlern muss dem Kollegen an der Maus erklärt werden, dass er zu weit geklickt hat und wieviele Klicks er zurücknehmen muss. In solchen Situationen kommen Animationen sehr schön zur Geltung, vor allem wenn der Vortragende vergessen hat, wieviele er davon eingebaut hat, oder wieviele Klicks es bis zur nächsten Folie braucht. Das wirkt immer hochprofessionell, und wenn so ein Vortrag aufgezeichnet wird, hat die Nachwelt auch noch was davon.

Natürlich werden sich Pannen und Verzögerungen bei virtuellen Meetings nie ganz vermeiden lassen. Schon einfache Besprechungen, bei denen alle Teilnehmer in einem Raum sind, fangen selten pünktlich an, und man kommt kaum mal ohne technische Pannen durch. Und dass bei jeder Minute Verzögerung für jeden Teilnehmer eine Minute Leerlauf anfällt, liegt in der Natur der Dinge. Aber wenn man schon so stark auf virtuelle Meetings setzt, wäre es doch sinnvoll, den unvermeidlichen Leerlauf möglichst zu minimieren. Man könnte die Leute entsprechend schulen. Wenn man es schafft, pro Mitarbeiter und Jahr einen halben Arbeitstag Leerlauf in solchen Meetings zu vermeiden, entspricht das in Deutschland rechnerisch der Einsparung einer Vollzeitstelle pro 450 Mitarbeitern. Da sollte doch jedem Controller das Herz höher schlagen…

Aber was mir persönlich viel wichtiger ist: Schon eine Minute Leerlauf kann ziemlich lang sein. Während dieser Zeit würde ich lieber entweder richtig arbeiten oder richtig frei haben. In Konferenzräumen rumzuhängen, während jemand hektisch auf einer Fernbedienung rumdrückt, ist mir eigentlich zu doof, und zum Aussteigen fehlt mir das Geld. Also bringt den Leuten um Himmels willen bei, die Technik korrekt zu bedienen und sich auf ihre Meetings gescheit vorzubereiten!

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